Verzuim is de thermometer van de organisatie. Een hoog verzuimcijfer is een signaal over de gezondheid van je bedrijf. Het verlagen van dat verzuimcijfer moet geen doel op zich zijn. Arbodiensten spelen hier een belangrijke rol in, maar staan over het algemeen erg ver van het bedrijf vandaan.

Kostbaar

Verzuim is een kostbare aangelegenheid, niet alleen omdat een zieke medewerker niet productief is, maar ook omdat het een sneeuwbaleffect kan hebben op de rest van het team en de organisatie. Het is dus zaak om er in een vroegtijdig stadium achter te komen wat er achter het verzuim schuilgaat.

Gevolgen

De kosten gaan verder dan alleen het salaris van je uitgevallen medewerker. Verzuim van één collega zet grotere druk op de collega’s die het werk moeten opvangen. Wanneer iemand vaker uitvalt neemt het verzuim bij diezelfde collega’s toe. Door de uitval kunnen deadlines niet gehaald worden. En er worden meer fouten gemaakt in het werk. Als verzuim binnen een organisatie groter wordt, kan dat zelfs leiden tot afbreuk aan de goede naam van het bedrijf.

Analyse

Bij verzuim is het belangrijk om niet alleen het verzuimcijfer, maar ook de verzuimfrequentie en -duur te analyseren. Daarnaast kijk ik naar de bedrijfscultuur: welke rol neemt het management in en welke rol spelen leidinggevenden naar hun teams? Weten ze hoe ze signalen tijdig op kunnen vangen? Zijn ze zich bewust van hun voorbeeldrol? Uiteraard is het daarnaast erg belangrijk om met de verzuimende medewerkers zelf te spreken om bewustzijn over hun verzuimgedrag te creëren en de achterliggende oorzaken naar boven te krijgen.

Vertrouwen

Dit is bij uitstek een rol die ik binnen een organisatie kan vervullen. Ik bouw in korte tijd een vertrouwensrelatie op met management, leidinggevenden en medewerkers. Ik voel intuïtief heel snel de knelpunten aan en weet hoe ik moet confronteren terwijl ik de dialoog open houd. Met de informatie die ik hieruit haal kunnen we een concreet plan maken om de situatie te verbeteren.

Voorbeeld

Als voorbeeld van hoe ik dit aanpak volgt hier een vraag van een werkgever:

Mijn medewerker heeft zich nu zes keer ziek gemeld in een jaar, steeds op cruciale momenten. Het legt een vreselijke druk op de andere teamleden. Ik baal ervan en heb het er met de medewerker over gehad maar ik bereik geen resultaten. Ik weet niet wat ik er verder nog aan kan doen. Hoe pak ik dit aan?

Traject

Er bleken twee problemen te zijn: het verzuimgedrag van de medewerker en hoe de organisatie met dat verzuim omging. Ik heb het volgende traject bewandeld:

Voor de medewerker

  • Ik heb het verzuimpatroon van de medewerker geanalyseerd.
  • Ik heb nagevraagd wat er tot dan toe aan verzuimbegeleiding was gedaan bij de frequent verzuimende medewerker. Hier bleek nog heel veel te winnen.
  • Ik heb de leidinggevende gewezen op het belang van het voeren van verzuimgesprekken met zijn medewerker en hoe hij deze gesprekken kon voeren. De leidinggevende heeft door mijn achtergrondinformatie de medewerker bewust weten te maken dat dit een problematische situatie was voor het bedrijf.
  • De medewerker voelde zich gehoord en serieus genomen nu de leidinggevende de tijd had genomen om met hem de situatie te analyseren. Er ontstond hierdoor een betere vertrouwensrelatie. De medewerker durfde daardoor ook voor het eerst te vertellen over de onderliggende oorzaken.
  • Op basis van die informatie heb ik de leidinggevende advies gegeven over een interventietraject met de medewerker. Die heeft dit met de medewerker in gang gezet.
  • Daarnaast heb ik de arbodienst nauw betrokken bij dit proces zodat zij bij toekomstig verzuim beter konden adviseren.

Voor de organisatie

  • Ik heb een analyse gemaakt van het verzuim binnen het bedrijf.
  • Ik heb met de directie gesproken over hun visie op verzuim en de bedrijfscultuur.
  • Op basis hiervan heb ik met de arbodienst samen een plan van aanpak geformuleerd. Hieronder vielen ook:
    • opstellen van een duidelijk verzuimbeleid
    • volgen van een cursus ‘omgaan met verzuim’ door management en leidinggevenden
    • communicatie naar medewerkers over het verzuimbeleid
  • Ik heb maandrapportages over verzuim ingesteld zodat er aandacht voor het onderwerp blijft.

Snel schakelen

Uiteraard is dit slechts een voorbeeld voor een specifieke situatie. Andere situaties vragen om andere oplossingen. Ik kan hierin snel schakelen. Meer weten? Neem contact met mij op.